Ob man es nun mag oder nicht: Wenn Sie in einem Unternehmen oder Büro arbeiten, werden E-Mails einen erheblichen Teil Ihres Arbeitsalltags ausfüllen. Sie sind nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel, da sie nahezu sofort zugestellt werden, gleichzeitig aber asynchron sind und den Austausch strukturierter Informationen ermöglichen.

Allerdings gehören E-Mails auch zu den Technologien, deren Nutzung selten trainiert wird – meist geht man einfach davon aus, dass das Schreiben eines Briefes, ob digital oder analog, selbsterklärend ist. Auch wenn das im Grunde stimmt, gibt es dennoch einen großen Unterschied zwischen einer gut formulierten, klar verständlichen Nachricht und einer hastig geschriebenen, kaum verständlichen. Dieser Beitrag soll als eine Art Crashkurs dienen, basierend auf persönlichen Erfahrungen und Meinungen, um effektive Nachrichten zu verfassen.

Was Sie tun sollten

  • Verwenden Sie Kennzeichnungen in eckigen Klammern im Betreff, wie zum Beispiel [Dringend], [Info], [Handlung erforderlich], [Unterschrift erforderlich], [Entscheidung erforderlich] oder [Anfrage nach Informationen]. Dies erleichtert dem Empfänger die schnelle Einordnung Ihrer Nachricht beim Überfliegen des Betreffs.
  • Nutzen Sie den “Bottom Line Up Front” (BLUF)-Ansatz:
    • Betreffzeile: Geben Sie den Zweck der E-Mail klar an, z. B. “[Handlung erforderlich] Bitte Projektvorschlag bis 20. November genehmigen.”
    • Einstiegssatz: Beginnen Sie mit dem Hauptanliegen oder der erforderlichen Handlung, etwa: “Bitte überprüfen und genehmigen Sie den angehängten Projektvorschlag bis zum 20. November.”
    • Weiterführende Details: Fügen Sie dann notwendige Hintergrundinformationen oder Kontext hinzu, die die Hauptaussage unterstützen.
    • Stellen Sie sicher, dass Sie die fünf W-Fragen beantworten: Wer, Was, Wo, Wann und Warum.
  • Verwenden Sie das Wichtigkeits-Tag: Die meisten E-Mail-Clients unterstützen das Senden von E-Mails mit “hoher Priorität”. Dadurch sticht die Nachricht hervor und kann auch für Regeln im E-Mail-Client genutzt werden.
  • Nutzen Sie Vertraulichkeits- oder Sensitivitätskennzeichnungen, sofern Ihre Organisation solche eingeführt hat. So stellen Sie sicher, dass Daten entsprechend klassifiziert und geschützt sind.
  • Verwenden Sie die Felder An, CC und BCC korrekt:
    • Wenn die Informationen in der E-Mail direkt für den Empfänger relevant sind oder Sie eine Antwort erwarten, setzen Sie dessen Adresse ins “An”-Feld.
    • Wenn die Informationen indirekt relevant sind (“nur zur Kenntnis”) und der Empfänger nicht antworten muss, nutzen Sie das “CC”-Feld.
    • Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen versenden, die nicht gegenseitig ihre Kontaktdaten sehen sollen, verwenden Sie das “BCC”-Feld.
  • Stellen Sie sicher, dass **Links vom Empfänger geöffnet werden können ** (versenden Sie keine Intranet-Links an Externe; wenn Sie Dateien über SharePoint, OneDrive, Dropbox, Google Cloud etc. freigeben, stellen Sie sicher, dass der Empfänger die notwendigen Rechte hat oder diese leicht anfordern kann).- reply to conversation: always reply to a mail when discussing an ongoing topic, do not write a new email as this way the context is lost. Do not remove the history of the past emails when replying, unless it is no longer pertinent to the issue discussed!
  • Auf laufende Konversationen antworten: Antworten Sie immer auf die bestehende E-Mail, wenn Sie ein laufendes Thema diskutieren, und erstellen Sie keine neue E-Mail, damit der Kontext erhalten bleibt. Entfernen Sie den bisherigen Nachrichtenverlauf nur, wenn er nicht mehr relevant ist.- quoting: when quoting a previous email, either:
  • Machen Sie konsistenten Gebrauch von Hervorhebungen entsprechend der gewünschten Betonung: Kursiv < Unterstrichen < Fett < Schriftfarbe < Gesperrt < Markiert
  • Zitieren: Beim Zitieren einer früheren E-Mail können Sie:
    • Im Vorfeld erwähnen, dass Sie inline antworten, dann in einer anderen Schriftfarbe unter dem vorherigen Inhalt mit Ihren Initialen Ihre Antwort einfügen.
    • Den gesamten Absatz kopieren, ein > davor setzen und leicht einrücken (eine Tab-Breite). Darunter fügen Sie dann Ihre Antwort ein.

Was Sie außerdem in Betracht ziehen sollten

  • Eine Signatur für die externe Kommunikation zu verwenden, die Ihre Kontaktdaten, reguläre Arbeitszeiten und ggf. geplante Abwesenheiten enthält.
  • Markdown-Strukturen einzusetzen: Da Markdown von Haus aus gut lesbar ist – selbst wenn es nicht gerendert wird –, kann es in vielen E-Mail-Clients sinnvoll sein, um E-Mails schnell und übersichtlich zu gestalten.

Was Sie nicht tun sollten

  • Eine Schriftgröße unter 10 pt verwenden: Eine zu kleine Schrift ist schwer zu lesen, vor allem auf mobilen Geräten.
  • Eine andere Schriftart als eine Standard-Serifenlose Schriftart nutzen (und schon gar nicht Comic Sans): E-Mails sollen Informationen vermitteln und kein Kunstwerk sein. Seien Sie nicht “ausgefallen”, sondern gut lesbar.
  • Zu viele unterschiedliche Farben, zu helle oder schwer erkennbare Farben verwenden: Zu viele Farben verwirren, und sehr helle oder für gängige Sehbeeinträchtigungen (wie Rot-Grün-Blindheit) problematische Farben erschweren das Lesen.
  • Große Dateien direkt anhängen: Große Dateianhänge können Zustellprobleme verursachen und das Senden sowie Empfangen verzögern. Nutzen Sie stattdessen Links zu entsprechenden Speicherorten (z. B. OneDrive oder Dropbox), wann immer möglich (und sofern von ihrer Organisation erlaubt).
  • Viele und/oder sehr große Bilder in den E-Mail-Text einfügen.